Dodaten smerokaz za učinkovit program skladnosti in integritete

Ko boste v vašem podjetju vložili sredstva in energijo v vzpostavitev 5STIL principov, zagotovite in spremljajte učinkovitost delovanja vašega programa skladnosti in kulturo integritete. Nemalo je primerov, ko so podjetja imela pro-formo program in celo pooblaščence za skladnost, pa se jim je kljub temu pripetil hud polom, zaradi slabe etične kulture in grobih kršitev skladnosti. Pri tem uporabljajte priporočene kazalce, ki kažejo na učinkovito implementacijo in napredek pri posameznem principu, ter dodatne smernice in pojasnila, v nadaljevanju.

To vam bo pomagalo, ne le da boste vložena sredstva učinkoviteje rabili in želi koristi etičnega podjetja, temveč tudi, da boste deležnikom, vključno s pristojnimi organi nadzora, izkazali izvajanje skrbnosti in dolžnega nadzorstva.

Pri vzpostavitvi programa in funkcije skladnosti, razmislite o naslednjem:

  • Kako konkretno se principi skladnosti in integritete povezujejo z vašim poslovanjem, na kakšen način lahko podpirajo uresničevanje vašega poslanstva, vizije in strategije, kako se povezujejo z vašimi vrednotami in prizadevanji za utrjevanje blagovne znamke. To bo pomagalo motivirati.
  • Ali imate ustrezen načrt za vzpostavitev 5STIL principov v vaše poslovanje, z opredeljeno ekipo, dodeljenimi konkretnimi nalogami in roki ter zadostnimi sredstvi (kadrovskimi, prostorskimi, finančnimi, informacijskimi).
  • Ali ima pooblaščenec za skladnost ustrezno podporo: jasno opredeljen mandat in postopke dela, dostop do potrebnih virov za njegovo delovanje, primerna znanja, strokovne in vodstvene izkušnje, veščine in značaj ter formalno pozicijo na visoki ravni v organizaciji.
  • Ali imate vzpostavljeno direktno linijo poročanja pooblaščenca za skladnost organom upravljanja in nadzora.
  • Ali ste opredelili katere informacije, katerim deležnikom in na kakšen način boste razkrivali glede svojega programa skladnosti in integritete, te informacije vključevali na svoje spletne strani, v letna poročila ipd.

Tekom kasnejšega spremljanja učinkovitosti delovanja vašega programa skladnosti in integritete, vodje morate redno pridobivati naslednje informacije (najbolje kvartalno in letno):

  • Ali je v podjetju prišlo do primera prevare, drugih kršitev, koliko stroškov in drugih težav so povzročile ali utegnejo povzročiti, kakšne aktivnosti odzivanja so bile že izvedene ali bi morale biti.
  • Katere inšpekcije ali druge postopke nadzora je imelo podjetje, kakšne so bile ugotovitve nepravilnosti, ali so bile izrečene kazni ali drugi ukrepi, dana priporočila, kakšen akcijski načrt je potreben za njihovo uresničitev.
  • Kakšne pomembne spremembe v pravnem okolju so se zgodile ali se morda pripravljajo, kakšne učinke bodo imele na poslovanje vašega podjetja (administrativne, informacijske, kadrovske, neposredne finančne … učinke), ali so definirane aktivnosti za prilagajanje in je v teku akcijski načrt za pravočasno uskladitev.
  • Koliko je bilo izvedenih pregledov skladnosti v konkretnih procesih in poslovnih aktivnostih, kakšne so ugotovitve in ali se izvajajo potrebni ukrepi za odpravo posledic, boljše obvladovanje tveganj. Ali ti pregledi temeljijo na oceni tveganj in vključujejo tudi odvisne družbe ter pomembne pogodbene partnerje?
  • Katerih je 5-10 najpomembnejših tveganj za skladnost pri poslovanju vašega podjetja, v katerih procesih ali aktivnostih, trgih…, konkreten opis teh tveganj in kako se kažejo, njihovi dejavniki in ukrepi.
  • Ali so ocenjena in ustrezno obvladana tveganja za skladnost pri načrtovanju pomembnih sprememb npr. poslovnega modela, organizacije, razširitve trga ali linije produktov, proizvodnje, vpeljave novih projektov, velikih nabav ipd.
  • Ali vam statistika prijav o kršitvah s strani zaposlenih sporoča, da imate dobro kulturo odprte komunikacije o težavah in o njihovem učinkovitem reševanju, ali prijav morda sploh nimate (kar je slab kazalnik)?
  • Kaj vam kažejo morebitne raziskave kulture skladnosti in etike v vašem podjetju, ali načrt izobraževanja in drugih aktivnosti na tem področju sledi rezultatom in trendom takšne raziskave?
  • Kateri so v vašem podjetju prisotni znaki za nevarnost nastanka prevar, korupcije ali poslabšanja kulture skladnosti in etike; ali glede tega obstaja konkreten načrt aktivnosti?

color: #FF0000;