PETI PRINCIP

Vzpostavite in vzdržujte linijo za svetovanje in oddajo prijav s področja skladnosti in integritete – Spremljanje kršitev in odzivanje nanje

Če je vzpostavljena linija za pomoč in svetovanje na področju integritete ter jo vodstvo vzdržuje, lahko zaposleni nanjo naslovijo svoja vprašanja o etičnem ravnanju in sporočijo etične pomisleke. Linija za pomoč in svetovanje podjetju ne daje samo možnosti, da pripomore k etičnemu vedenju v realnem času, temveč omogoča odgovornim vpogled v dejavnosti, ki predstavljajo visoko tveganje, pa tudi namige o morebitnih pravnih vprašanjih, zaradi katerih so lahko potrebne nadaljnje preiskave ali morebitna sanacija, da se podjetje zaščiti pred izgubami in obremenilnimi postopki.

Velikokrat se zaposleni bojijo spregovoriti znotraj podjetja zaradi strahu pred povračilnimi ukrepi ali samoobtožbe. Zato se podjetja odločijo za vzpostavitev anonimnih ali vsaj zaupnih kanalov za pomoč in vzpostavijo politiko preprečevanja povračilnih ukrepov. Nekatera podjetja imajo interno linijo za pomoč, druga pa za to najamejo zunanje ponudnike, da bi zaposlene spodbudili k uporabi. Linije za pomoč lahko vključujejo telefonsko številko in e-poštni naslov.

Linija za pomoč in svetovanje je dobra le toliko, kot se uporablja. Zato je ključnega pomena, da pristojno vodstvo uvede in promovira linijo tako, da spodbuja njeno uporabo. Slednje je zlasti v našem okolju v nasprotju z instinktom večine vodij in tudi velikega števila strokovnjakov v pravni in kadrovski ter drugih službah. Bojijo se, da bi spodbujali čezmerno tožarjenje, zlonamerno klevetanje ter predvsem več dela, kot ga lahko obvladajo. Izkušnje kažejo, da temu ni tako. Večjo težavo namreč predstavljajo statistike, da zaposleni o hudih kršitvah ne spregovorijo, ker se bojijo ali ne verjamejo da bodo kaj dosegli, kot pa bi bila težavna statistika lažnih prijav, ki je zanemarljiva. Kratko povedano: nikoli ne morete čezmerno spodbujati kulture odprte komunikacije o kršitvah in njihovem reševanju. Pametno pa je jasno opredeliti katere so tiste vrste kršitev skladnosti in etike, za katere pričakujete od zaposlenih da jih prijavijo, kot tudi da podjetje jasno prepove lažne prijave, a poudarek naj bo na zaščiti prijavitelja v dobri veri, da je njegova prijava resnična. Prav tako opredelite vrste povračilnih ravnanj zoper prijavitelja in da so ta prepovedana. Na tem področju je smiselno upoštevati zahteve nove EU direktive o zaščiti žvižgačev, katero morajo države članice implementirati do leta 2021 (http://www.europarl.europa.eu/news/en/press-room/20190410IPR37529/protecting-whistle-blowers-new-eu-wide-rules-approved).

Priporočeni kazalniki za peti princip

Kazalniki, ki dokazujejo, da je princip vgrajen v poslovanje:

  • Kanal za svetovanje in prijavo kršitev s področja skladnosti in etike je formalno vzpostavljen in o njem so obveščeni vsi zaposleni, zunanji izvajalci ter ostale tretje osebe, po presoji podjetja. Vodje redno in odkrito spodbujajo zaposlene, da spregovorijo o kršitvah in promovirajo koristi linije.
  • Opredeljeno je upravljanje etične linije, vključno s postopkom in časom odzivanja na prijavljanje kršitve, odgovornosti so dodeljene ustreznim osebam.
  • Opredeljeni so tudi postopki in metode izvajanja zaščite pred povračilnimi ravnanji zoper prijavitelje kršitev v dobri veri; to je tudi sporočeno zaposlenim in operativno zagotovljeno.
  • Vzpostavljena je evidenca prijavljenih kršitev z navedbo časa, subjektov (z zagotovljenim varstvom zaupnosti), opisom kršitve in odzivom na prijavo, vključno z izvedbo notranje preiskave ali drugih sledečih aktivnosti.
  • Kanal za prijavo kršitev je delujoč in aktiven. Zaposleni in drugi deležniki dejansko uporabljajo etično linijo s postavljanjem vprašanj ter prijavo kršitev s področja tveganj za skladnost in integriteto.

Kazalniki, ki dokazujejo, da vodstvo napreduje pri uresničevanju principa v poslovnih praksah podjetja:

  • Ali na letni ravni odprto spregovori 1–5 % zaposlenih? Ali je odprta za zunanje stranke in partnerje?
  • Ali se stopnja utemeljenih prijav primerov kršitev izboljšuje? Za koliko? (Kaže na ozaveščenost zaposlenih)
  • Ali se odzivni časi in prakse izboljšujejo?
  • Ali anketa med zaposlenimi kaže vse večje zaupanje glede tega, da lahko prijavijo kršitve?
  • Kolikokrat je podjetje izvedlo analizo temeljnih vzrokov neprimernega vedenja in sprejelo sistemske izboljšave?

color: #FF0000;